Informatie voor de organisator en deelnemer aan het Calamiteitenfonds
Meldingsplicht
De organisator is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de bij hem geboekte reizen.
Als zich een “ramp” voordoet die als (dreigende) calamiteit in de zin van de garantieregeling kan worden aangemerkt, dan moet de organisator dat onmiddellijk melden bij het Calamiteitenfonds.
Vermeld bij de melding zoveel mogelijk details zoals aantallen pax, feitelijke omstandigheden en indien reeds bekend de getroffen maatregelen.
Elke dag doen zich ergens in de wereld gebeurtenissen voor die als “calamiteit” in algemene zin kunnen worden omschreven. Voor het Calamiteitenfonds zijn die gebeurtenissen echter slechts relevant indien zij een “uitkeringsvatbare situatie” in de zin van de garantieregeling tot gevolg kunnen hebben.
Het Calamiteitenfonds kan niet weten of een “calamiteit” (in de algemene betekenis van het woord) gevolgen heeft voor de uitvoering van reizen van een aangesloten organisator. Daarom moet de organisator het melden bij het Calamiteitenfonds indien de uitvoering van zijn reizen wordt getroffen door een calamiteit.
Zie ook de Uitvoeringsregeling schadeafwikkeling op de pagina Downloads.
Claim indienen
Organisatoren moeten hun schadeclaims binnen twee maanden na vaststelling van de calamiteit per e-mail of post bij het Calamiteitenfonds indienen. Stuur in ieder geval de volgende stukken mee:
- Een korte omschrijving waaruit blijkt in hoeverre u uw verplichtingen uit de reisovereenkomst niet heeft kunnen nakomen als gevolg van de (dreigende) calamiteit.
- Het oorspronkelijke reisprogramma (reisbrochure, informatieboekje).
- Een omschrijving van de door u getroffen maatregelen of gemaakte reisaanpassingen.
- Een specificatie van het bij het Calamiteitenfonds te claimen bedrag.
- Een opgaaf van de gemaakte meerkosten met de daarbij behorende bewijsstukken.
- Een opgaaf van de kostenbesparingen (de in de reissom opgenomen prijs voor niet geleverde diensten).
- Indien van toepassing een opgaaf van het aantal niet genoten reisdagen.
Dat zijn de dagen waarop u uw verplichtingen uit de overeenkomst niet heeft kunnen nakomen en u de klant ook geen alternatief heeft kunnen bieden. - De boekingsbevestiging of factuur van alle party’s/groepen waarvoor claims worden ingediend.